Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Nimi: Lakiasiaintoimisto Kotilaki
Y-tunnus: 1629255-4
Osoite: Kähärintie 5a as1, 20100 Turku
Sähköposti: toimisto@kotilaki.fi
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Lakiasiaintoimisto Kotilain kulloinkin noudattama tietosuojakäytäntöä.
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:
Nimi: Juho Jaatinen / Lakiasiaintoimisto Kotilaki
Yhteystiedot: juho@kotilaki.fi
Rekisterin nimi
Lakiasiaintoimisto Kotilaki asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Lakiasiaintoimisto Kotilaki asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on Lakiasiaintoimisto Kotilain asiakkaiden juridisten toimeksiantojen hoitaminen.
Lisäksi henkilötietojen tavanmukaisia käyttötarkoituksia ovat laskutus, tiedotteet, etämyynti, mielipide- tai markkinatutkimus taikka muu näihin rinnastettava osoitteellinen lähetys tai yhteydenotto puhelimitse tai sähköpostilla tai muulla tavalla.
Edelleen tavanmukaisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat asiakaspalvelu, asiakassuhteen hoito ja palvelujen tuottaminen/kehittäminen sekä tilastolliset tarkoitukset.
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Joissakin tilanteissa henkilötietojen käsittely voi myös perustua suoraan lakiin, yleiseen etuun tai erilliseen suostumukseen. Jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus, henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
- Yhteys- ja tunnistetiedot, kuten nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Tiedot käytetyistä palveluista ja niiden sisällöstä, sekä tuotetuista palveluista.
- Asiakassuhteen alkupäivä
- Sopimustiedot asiakassuhteissa
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakasneuvotteluista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lakiasiaintoimisto Kotilaki voi tallentaa myös toimeksiannon hoitamiseen edellyttäviä muita ja muista lähteistä saatuja tietoja.
Henkilötietojen käsittelijät, vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Lakiasiaintoimisto Kotilain henkilöstö käsittelee rekisteriin merkittyjä henkilötietoja työtehtäviensä puitteissa ja vaitiolovelvollisuuden sitomina. Voimme luovuttaa rekisteriin merkittyjä tietoja kolmansille osapuolille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Lakiasiaintoimisto Kotilaki voi käyttää tietojen käsittelyssä kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta, jolloin Lakiasiaintoimisto Kotilaki varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Kolmannet osapuolet voivat vaihdella. Nämä kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja ainoastaan Lakiasiaintoimisto Kotilain toimeksiannosta ja lukuun.
Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan
Osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.
Henkilötietorekisteriin rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja Lakiasiaintoimisto Kotilaki käsittelee. Lisäksi hän vaatia selvitystä seuraavista asioista:
- Miksi hänen tietojaan käsitellään
- Kenelle tietoja on luovutettu tai aiotaan luovuttaa
- Kuinka kauan säilytämme tietoja. Jos tarkan säilytysajan ilmoittaminen ei ole mahdollista, annamme selvityksen tietojen säilytysajan määrittelykriteereistä. Määrittelykriteerit voivat perustua esim. tiettyyn lakiin tai toimialakohtaiseen ohjeistukseen
Oikeudet tietojen oikaisemiseen. Jos rekisteröityä koskevat tiedot ovat virheellisiä, hänellä on oikeus vaatia kyseisten tietojen oikaisemista.
Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö nimettyyn rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.
Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.
Oikeus pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistamista pyydetään olemalla yhteydessä nimettyyn rekisteristä vastaan yhteyshenkilöön. Joissain tapauksissa meillä voi olla laista johtuva velvoite säilyttää tietoja, jolloin emme voi poistaa kaikkia tai osaa henkilötiedoista. Mikäli henkilötietojen poistamista pyydetään eikä sille ole lakiin perustuvaa estettä, pyrimme poistamaan kaikki rekisteröityä koskevat tiedot mahdollisimman pian.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kun on tarpeen asiakassuhteen, toimeksiannon tai muun rekisteriselosteessa mainittujen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta johdu.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Evästeet
Lakiasiaintoimisto Kotilaki voi käyttää verkkosivustollaan (kotilaki.fi) evästeitä.
Muutokset tietosuojakäytäntöön
Lakiasiaintoimisto Kotilaki voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.5.2020.
Yhteystiedot
Kotilaki palvelee koko Suomessa.
Kaikki oikeudet pidätetään.